A székhelyváltozás az idő előrehaladtával a legtöbb céget érintheti, ezért érdemes erre a kicsi, de alapvető változásra odafigyelni.
Először is fontos tudni, hogy különbség van székhely és telephely között. Nem egyformán kell ezeket bejelenteni, nem egyforma szabályok vonatkoznak rájuk. Székhelye minden vállalkozásnak kötelezően van. Ez az a hely, ahol az ügyintézés folyik, általában ide érkezik be minden hivatalos küldemény, irat. Tulajdonképpen itt kell tárolni, iktatni, meghatározott időtartamig őrizni a hivatalos iratokat. Ha a vállalkozás székhelye nem azonos a központi ügyintézés helyszínével, akkor a központi ügyintézés helyét a létesítő okiratban és a cégjegyzékben fel kell tüntetni. A székhely pontos fogalmát a Cgj.tv (2006. évi V. törvény) 7.§ (1) pontja tartalmazza. A jogszabály szerint a cégnek a székhelyét cégtáblával kell megjelölnie, hogy az közterületen is jól látható legyen. Erre azért érdemes különösen figyelni, mert elmulasztása esetén cégbírósági eljárásra is számíthatunk és törölhetik a cég adószámát. Amennyiben társasházban működik a vállalkozás, akkor a postaládán kell feltüntetni a nevet.
A törvény szerint székhelynek minősül a külföldi vállalkozás magyarországi fióktelepe, a külföldiek közvetlen kereskedelmi képviselete, valamint az európai gazdasági egyesülés telephelye is. Mi a teendő székhelyváltozás esetén?
Egy cég székhelye lehet saját tulajdonú vagy bérelt. Ha a székhely saját tulajdonú, akkor a cégbírósági bejelentésen kívül nincs más teendő, ugyanis arról a NAV és más szervek is értesülnek. Ha bérelt az ingatlan, akkor célszerű figyelni arra, hogy a bérleti szerződésben rögzítésre kerüljön, hogy a tulajdonos engedélyezi az ingatlan székhelyként történő használatát. Ehhez egy hozzájáruló nyilatkozatot is kell adnia. Ha nincs saját ingatlanunk, akkor jó megoldás a székhelyszolgáltatás. A telephely az, ahol a cég által megjelölt fő tevékenységi kör alapján az üzleti, termelő és szolgáltatási tevékenységet gyakorolják. A székhely és telephely lehet egy helyen, de gyakori, hogy egy cégnek több telephelye van. Tehát a székhely a törvényi szabályozás szerint kötelező, de a telephely csak egy lehetőség. Hasonlóan a fióktelephez, ami nem más, mint a cég székhelyétől eltérő településen található telephely. Érdekesség, hogy a cégek többsége nem tekint telephelyként a bérelt raktárhelyiségeire, ahol a hivatalos iratai tárolja. Pedig a jogszabályok szerint ez is telephelynek minősülhet.
Cégeljárási szempontjából a külföldi vállalkozás magyarországi fióktelepe minősül székhelynek.
Az egyéni vállalkozók esetén a székhelyváltozást elég az önkormányzatnak bejelenteni, ám a gazdasági társaságok számára ez egy bonyolultabb folyamat lehet, hiszen cégeljárás keretében zajlik, melyhez jogi képviselő közreműködése szükséges. Az ügyintézés során ő fogja ellenjegyezni a tulajdonosi számláhatározatot és jogosult lesz a változásbejegyzési kérelem benyújtására az illetékes cégbíróság felé. A saját tulajdonú ingatlan esetében ennek alátámasztására a változásbejegyzési kérelem mellé az első esetben egy friss ingatlan tulajdoni lapot, szerződéses használat esetén pedig a tulajdonos használatra vonatkozó hozzájárulási nyilatkozatát kell csatolni. Tehát gazdasági társaságok esetében a székhelyváltoztatás a cégadatokban történő változást eredményezi, amely a társaság tulajdonosainak döntését igényli. Ez a tulajdonosi döntés bekerül a társaság alapító okiratába/társasági szerződésébe, és így a cégkivonatában is megjelenik.
A cégbírósági változásbejegyzési határidő 30 nap. A székhelyváltoztatás időpontját a kérelemben kell megadnunk. Ezt érdemes úgy megállapítani, hogy teljesen problémamentes legyen az átállás és partnerek tájékoztatása. Az időpont soha nem lehet korábbi, mint a tulajdonosi határozat létrejöttének dátuma.
A vállalkozás indításakor az egyablakos rendszernek köszönhetően az adóhatóság értesül az új székhelyről, ahogy székhelymódosítás esetén is, ezért nincs szükség külön bejelentésére.
Kizárólag abban az esetben kell megtenni, ha:
- a székhely nem szerepelt korábban a cégnyilvántartásban,
- székhelyszolgáltatói szerződés született,
- engedélyhez kötött székhely esetén.
Az alábbiak a jogi személyek és az egyéni vállalkozók is kötelesek megtenni:
- bejelentés és átjelentkezés a helyi önkormányzathoz,
- számlavezető bank(ok) tájékoztatása a változásokról,
- számlázó program frissítése az új céges adatokkal (székhely, adószám).
Minden jogi és hivatalos kötelezettség után nagyon fontos, hogy ne felejtsük el a partnereket is értesíteni. Ugyanis a székhelyváltoztatás bejegyzését követően a vállalkozás már csak új adószámmal és új címmel állíthat ki és fogadhat be bizonylatokat. Ma már a NAV-hoz nem kell bejelenteni a változást, mivel a cégbíróság az egyablakos rendszer keretében automatikusan továbbítja a változást az adóhatóság felé.
